RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (h/f)

RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (h/f) DEMANDRE Recrutements recherche pour une agence d’architecture parisienne un·e Responsable administratif et financier (h/f). Ce cabinet pluridisciplinaire, d’une quinzaine de personnes, est situé dans l’est de Paris. Il intervient principalement sur des projets d’équipements publics (enseignement, culture), de logements collectifs et d’établissement médico-sociaux. Cette agence est réputée pour sa rigueur et la qualité de ses réalisations. La personne recherchée sera responsable de la gestion du secrétariat classique de l’agence ainsi que son suivi administratif. Ce poste comporte quatre fonctions : - Le secrétariat courant et assistanat de direction : Cet aspect concerne la gestion du courrier de l’agence et des mails, la gestion du planning et des agendas, les prises de rendez-vous, la tenue du standard téléphonique et l’accueil physique des visiteurs, la rédaction de comptes-rendus de réunions, la gestion des réservations (trains, avions, taxis, hôtels, restaurants, etc.).… Il·Elle intervient également dans l’intendance générale de l’agence : fournitures, interfaces avec les sous-traitants, avec les sociétés de maintenance et de nettoyage, classement et archivage des dossiers. - L’assistanat administratif : Cet·te assistant·e s’occupe du classement des notes de frais et factures ainsi que de leur dématérialisation régulière. Elle prépare et la transmet les pièces mensuelles destinées à l’expert-comptable. L’ensemble de la comptabilité de l’agence étant externalisée, le suivi de la comptabilité générale se limite au classement intermédiaire des pièces comptables. Il·Elle prend également en charge la préparation du bilan prévisionnel, la saisie des déclarations de TVA, la gestion des dossiers administratifs (URSSAF, etc.) avec le cabinet comptable. Il·Elle gère les déclarations d’activité de l’agence auprès de la MAF, l’édition et l’envoi des factures aux clients ainsi que les relances des factures impayées. - Les ressources humaines : Cet·te assistant·e collecte les informations pour le traitement du volet social et RH par le comptable (contrats de travail, paies, congés payés ou maladie, RTT, etc.). Le calcul et l’édition des fiches de paies sont ensuite gérés par le cabinet comptable. Il·Elle tient à jour un tableau des salariés renseignant les montants des salaires, congés et dates des contrats. Il·Elle s’occupe de la diffusion des annonces sur le site internet de l’agence et auprès des cabinets de recrutement. Elle organise les prises de rendez-vous avec les candidats. Elle réceptionne et classe les CV et candidatures spontanées reçues à l’agence. - Les dossiers de candidatures : Cet·te assistant·e sélectionne, via les plateformes dédiées aux candidatures de maîtrise d’œuvre, qui peuvent présenter une opportunités pour l’agence. Après validation par les associés, il/elle gère le montage du dossier administratif hors notices architecturales. C’est pourquoi nous recherchons des candidat·e·s ayant idéalement occupé des postes similaires en cabinet d’architecture, en entreprise du BTP ou en bureaux d’études techniques. Ces candidat·e·s doivent avoir une expérience de 2 années minimum sur cette fonction. Une parfaite maîtrise du pack Office est indispensable. Il sera très apprécié que cette personne ait un bon sens comptable, le sens des chiffres et une grande rigueur. Enfin, une expérience de la facturation dans le cadre des marchés publics serait un atout indéniable. Poste en CDI basé à Paris. Prise de poste dès que possible. Salaire entre 2600€b à 4000€b suivant expérience. Adressez vos candidatures à candidature@demandre-recrutements.fr Veuillez utiliser « candidature ASSIST POLYV 420579 » pour le titre de votre mail.